1．确定采购部门的组织结构

一般来讲，中、小规模企业的采购组织，通常缺乏稽查、管理、研究的功能，或者因为这三种功能不明显就没有分设这些部门。对于这种主要执行购买功能的采购部门可以有以下四种组织结构形式：

（1）产品结构式：是指将企业所需采购的产品分为若干类，每一个或几个采购人员分成一组，负责采购其中的一种或几种商品的组织形式。运用这种结构形式可使采购人员对其经办的项目非常专精，能够做到“熟能生巧”、“触类旁通”。这种形式适合于所需采购的商品较多、专业性较强、商品间关联较少的企业。

（2）区域结构式：是指将企业采购的目标市场划分为若干个区域，每一个采购人员负责一个区域的全部采购业务。一般是依照物品采购来源进行区域的划分。这种组织形式便于明确工作任务和绩效考核，有利于调动员工的积极性及与供应商建立良好的人际关系，也适合于交易对象及工作环境差异性大的企业。

（3）顾客结构式：是指将企业的采购目标市场按顾客的属性进行分类，每一个采购人员负责同一类顾客。这种组织形式可使员工较为深入地了解顾客的供应情况及存在的问题，通常适用于同类顾客较为集中的企业。

（4）综合式采购组织：这种组织形式综合考虑了上述三种因素的重要程度和关联状况。稍具规模的企业在采购量较大，而且作业过程复杂、交货期长等情况下可以选择此种结构形式。

在根据企业具体特点选定了部门结构形式后，就需要进行部门人员的选择。

2．选择采购部门的人员

一般来讲，采购部门的人员包括：

（1）总经理：是采购部门的最高领导，主要向运营副总裁负责。负责从供应、服务到行政管理的各个阶段，并统管整个采购部门的运作。总经理必须在最大限度地利用资产的同时，努力降低采购部门的成本，保证满足企业供应的需要。

（2）采购科长：受总经理的直接领导，主要负责安排本科室的具体工作，并制定本科室的中、短期计划，帮助办事人员协调部门内部的工作，对内部人员实行控制和管理。

（3）助理：是科长的助手，辅助科长开展日常工作。协助科长根据具体需要制定中、长期计划，协助科长进行具体工作的安排、下属人员的监督和管理，并就与科室相关的档案资料进行整理和管理。

（4）采购人员：是在科长直接领导下的日常工作的具体执行者。主要是按照部门和各科室制定的计划来进行工作。

3．确定采购部门人员的数量

在确定采购人员职能后，就需要确定采购部门人员的数量。采购部门在确定一个采购经理后，其余的部门成员数量应视具体情况而定。如果涉及到的工作量大，且难度较大时，成员的数量可相对多一些；如果涉及到的工作量不大，且任务较轻时，成员的数量可相对少一些。通常情况下，采购部门的成员数量以能满足工作的需要为标准，太多则容易增加成本，造成浪费；太少又易造成工作的延误，难以满足工作要求和完成工作任务。